Firmy mohou snížit náklady na využití digitalizovaných dokumentů až o stovky tisíc korun

Firmy mohou snížit náklady na využití digitalizovaných dokumentů až o stovky tisíc korun
Autor: Konica Minolta|Popisek: Ilustrační foto
25 / 02 / 2016, 03:15

Konica Minolta nabízí řešení pro sjednocení několika dokumentu pod jediné časové razítko

Praha, 24. února 2016 – Firmy, které se rozhodly pro plnou digitalizaci dokumentů, mohou ušetřit za ověření jejich důvěryhodnosti. Nová služba Konica Minolta „Šanony dokumentů“ umožní opatřit jediným časovým razítkem skupinu až několika desítek dokumentů. Plná digitalizace je vhodná pro všechny firmy, ve kterých dochází k přepisu či úpravě dat z dokumentů. 

„Možnost spojení desítek dokumentů pod jediné časové razítko otevírá cestou k plné digitalizaci pro většinu firem. Ty podle našich zkušeností doposud odrazovala právě povinnost nákupu velikého množství těchto razítek. V kombinaci s nutností jejich obměny každé dva roky a povinností uchovávat účetní doklady po dobu deseti let to pro ně představovalo významné náklady,“ řekl Lukáš Dziadek, ECM produktový manažer Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „ Znalecký posudek potvrdil, že je naše řešení v souladu s legislativou.“

Zákon firmám ukládá povinnost prokázat důvěryhodnost každého elektronického dokumentu, který má mít právní platnost. Tu lze ověřit kombinací časového razítka a elektronického podpisu. Časová razítka vydává oficiální certifikační autorita a jejich ceny se pohybují od 0,5 Kč do 4 Kč, podle odebíraného objemu. Stejným způsobem lze zakoupit i certifikát opravňující k elektronickému podpisu. Ten je platný pro období v řádu let a nepředstavuje významné náklady.

Při plné digitalizaci dokumentů nemusejí firmy uchovávat fyzické originály a mohou ušetřit například i za pronájem skladů a obsluhující personál. „I nižší úrovně digitalizace však mají pro firmy význam. Usnadňují vyhledávání, správu i archivaci a celkově zrychlují a zpřesňují všechny procesy spojené se zpracováním dokumentů,“ doplnil L. Dziadek.

V rámci správy digitalizovaných dokumentů poskytuje Konica Minolta rovněž multifunkční zařízení pro jejich převod do elektronické podoby. Jako jediná v České republice nabízí také službu analýzy dokumentových procesů, která se zaměřuje na nastavení optimálního řešení pro pokrytí celého životního cyklu dokumentů.

Příklady úspor při sloučení více dokumentů pod jedno razítko:
Firma zpracovává 10 000 faktur ročně. Při ceně 1 Kč za razítko s platností 2 roky a při povinnosti uchovat účetní doklady 10 let (5× aktualizace razítek) představují náklady na jeden dokument 5 Kč. Celkové náklady na časová razítka za období 10 let činí 300 000 Kč. Přestože u některých poskytovatelů lze za určitých podmínek dosáhnout množstevní slevy, kdy se celkové náklady na časová razítka pro jeden dokument za období 10 let pohybují okolo 1 Kč, řešení od Konica Minolta mohou využít všechny firmy s garancí stejného postupu a konkrétní ceny. Pod jediné razítko se vždy sloučí všechny dokumenty každého dne, které se po roce dále slučují. Náklady se tím sníží na 365 Kč za rok. Za období 10 let se pak tedy jedná o 3650 Kč. Úspora je tak ve výši 296 350 Kč.

Tagy článku

SECURITY magazín je ve své tištěné podobě první a jediný český odborný časopis o komerční bezpečnosti a vychází od roku 1994. SECURITY magazín se orientuje především na profesionály v přímém výkonu služby v soukromých bezpečnostních agenturách a ve firmách, které poskytují technické bezpečnostní služby. Je určen také manažerům, kteří uvedené služby prodávají a řídí a bezpečnostním specialistům, kteří bezpečnostní služby nakupují v soukromém i státním sektoru. Zkušenosti a informace v SECURITY magazínu jsou ale určeny i laické veřejnosti, potenciálním zákazníkům, kteří o bezpečnosti velmi často mluví a ne vždy jí rozumí nebo chápou její specifika. SECURITY magazín chce tradiční spoluprací s akademickým prostředím a experty v oboru dokázat, že komerční bezpečnost je multioborová disciplína, úzce propojená požadavky norem a předpisů a je v mnoha ohledech založena na moderních vyspělých technologiích, které mohou instalovat a provozovat pouze vzdělaní specialisté.

Cookies nám pomáhají k Vaší spokojenosti

Tento web používá soubory cookies k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti.
Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.

Další informace