Obnova fyzických archivů dokumentů? Každý třetí archiv obsahuje nevhodně uskladněné listinné dokumenty.

Obnova fyzických archivů dokumentů? Každý třetí archiv obsahuje nevhodně uskladněné listinné dokumenty.
Autor: Pixabay|Popisek: Ilustrační foto
26 / 10 / 2015, 10:15

Ochranný svaz autorský díky řešení Konica Minolta zdvojnásobil kapacitu svého archivu

Tisíce archivů v České republice mají nevyhovující podmínky pro dlouhodobé uložení dokumentů. Vyplývá to ze statistik Konica Minolta, která se jako přední poskytovatel dokumentových řešení zaměřuje i na revize skladovacích prostor a modernizace archivních řádů. Aktuálně ukončenou zakázkou z této oblasti je kompletní modernizace archivu pro desítky tisíc dokumentů Ochranného svazu autorského (OSA).

„Potenciál pro vylepšení dokumentových archivů nacházíme zhruba u každého třetího zákazníka. Naše řešení je vhodné pro všechny firmy, úřady či instituce, kterým nevyhovuje aktuální stav uskladnění jejich listinných dokumentů. Kompletní revitalizace archivů vede ke zvýšení bezpečnosti dat, snížení chybovosti při zpracování dokumentů a zrychlení práce,“ řekl Petr Mikulec, obchodní ředitel oblasti Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Řešení pro OSA zahrnovalo analýzu a inventarizaci veškerých uskladněných dokumentů. Zavedli jsme nový spisový řád a uskutečnili celkovou přestavbu dvoupatrového archivu.

Významnou částí celé zakázky pro OSA byla kompletní přestavba dosavadního archivu. Rekonstrukce zahrnovala například novou elektroinstalaci, vzduchotechniku nebo zavedení systému pro řízený odchod vlhkosti ze stěn. Prostory nyní odpovídají požadavkům na dlouhodobou a spolehlivou archivaci všech skladovaných dokumentů. „Součástí inventarizace dokumentů byla také jejich částečná digitalizace, chemické čištění a obnova. Zavedli jsme rovněž jednotný spisový řád, který autorskému svazu zjednoduší veškerou práci s dokumenty,“ informoval P. Mikulec.

Kromě inventarizace dokumentů zajistila Konica Minolta také projektový a koordinační dohled nad technickými aspekty celé rekonstrukce. Nově vybudovaný centrální archiv OSA zahrnuje dvě suterénní patra o celkové rozloze 130 m2. „Dispoziční úpravy a instalace pojízdných regálových systémů nám umožnily zdvojnásobení kapacity archivu a uskladnění desítek tisíc dokumentů, notovin, dobových materiálů, a hudebních nahrávek na vinylech, audiokazetách a cd, z nichž nejstarší nosič je z roku 1933. Díky tomu můžeme nyní prostory využít jako centrální úložiště pro potřeby celé budovy,“ vysvětlil Roman Strejček, předseda představenstva OSA. Zrekonstruovaný archiv bude nyní OSA využívat pro uložení gramofonových desek, knih, smluv a všech interních dokumentů.

V rámci kontraktu s OSA provedla Konica Minolta rovněž analýzu tiskového prostředí a dodala osm multifunkčních tiskových zařízení formátu A3. Nové přístroje zajistí autorskému svazu snížení ročních tiskových nákladů o pětinu původní výše.

Moderní dokumentový archiv se správně nastaveným spisovým řádem je možné doplnit o digitalizační služby a řízené procesy elektronických dokumentů. Ty vedou k dalšímu zefektivnění práce a finančním úsporám. „S řešením revitalizace archivu jsme oslovili již desítky zákazníků po celé České republice. V několika případech nyní také jednáme o rozšíření této služby právě o zavedení správy elektronických dokumentů a jejich provázání s fyzickým archivem. Našim zákazníkům to přinese další usnadnění vyhledávání a neustálý přehled o pohybu jednotlivých dokumentů,“ doplnil P. Mikulec     

 

 

Tagy článku

SECURITY magazín je ve své tištěné podobě první a jediný český odborný časopis o komerční bezpečnosti a vychází od roku 1994. SECURITY magazín se orientuje především na profesionály v přímém výkonu služby v soukromých bezpečnostních agenturách a ve firmách, které poskytují technické bezpečnostní služby. Je určen také manažerům, kteří uvedené služby prodávají a řídí a bezpečnostním specialistům, kteří bezpečnostní služby nakupují v soukromém i státním sektoru. Zkušenosti a informace v SECURITY magazínu jsou ale určeny i laické veřejnosti, potenciálním zákazníkům, kteří o bezpečnosti velmi často mluví a ne vždy jí rozumí nebo chápou její specifika. SECURITY magazín chce tradiční spoluprací s akademickým prostředím a experty v oboru dokázat, že komerční bezpečnost je multioborová disciplína, úzce propojená požadavky norem a předpisů a je v mnoha ohledech založena na moderních vyspělých technologiích, které mohou instalovat a provozovat pouze vzdělaní specialisté.

Cookies nám pomáhají k Vaší spokojenosti

Tento web používá soubory cookies k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti.
Používáním tohoto webu s tím souhlasíte.

Další informace