Využití videa v pracovní komunikaci s sebou nese řadu výhod – úsporu nákladů a času na cestování, možnost pružně řešit problémy bez ohledu na to, kde se členové týmu zrovna nacházejí, jednoduché sdílení dat a souborů. Průzkum společnosti Lifesize ale ukázal, že video schůzky jsou i efektivnější než osobní setkání. Doba schůzek se tak totiž zkracuje až o dvě třetiny. To je ve chvíli, kdy v nevýrobní sféře zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37 % času, což je cca 9 hodin týdně, výrazná úspora.
Větší efektivita jednání
Čím to je, že video schůzky jsou účelnější než klasické schůzky? Jedním z důvodů je to, že při osobním setkání máme potřebu začít spíše společenskou konverzací, a až po nějaké době přikročit k tomu, co chceme opravdu řešit. Video schůzky zúčastněné motivují věnovat se rovnou jádru problému, neodbíhat a zaměřit se na řešení. Navíc mají lidé menší tendenci k osobním exhibicím, méně se projevuje tendence „říci něco jen abych něco řekl“. Odpadá i čekání na ty, kteří se zdrželi cestou.
Od dlouhých porad ke krátkým mítinkům „k věci“
Využití video schůzek vede i ke změně v samotném systému komunikace ve firmě. Dochází k posunu od pravidelných obecných porad, kde se ve velkém počtu zúčastněných diskutuje vše, ke krátkým schůzkám zaměřeným, na konkrétní problémy. „Místo fyzických schůzek firmám doporučujeme maximalizovat využívání videoschůzek. Šetří čas a podporují věcné jednání,“ říká Andrej Hronec, zástupce videokonferenčního řešení Lifesize. „Podle našich průzkumů se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meetingy probíhají formu video přenosů.“
Jednoduchá práce s informacemi
Moderní komunikační řešení mají výhodu také v tom, že je lze přehledně ukládat v cloudovém úložišti a zpětně pak pohodlně dohledat, co je třeba. Zjednodušuje se tak i předávání informací, protože obsah jednání je možné jednoduše přeposlat, a to včetně sdílených souborů a vstupů z dalších zdrojů.
Podtrženo, sečteno – video schůzky zvyšují produktivitu. Pokročilá řešení navíc poskytují cenné údaje o zvyklostech během meetingů, takže se můžeme těšit, že nám umělá inteligence s využitím těchto dat pomůže stanovit optimální délku jednání, ideální počet účastníků schůzky, nejvhodnější část dne k uspořádání zasedání s ohledem na jeho produktivitu, případně doporučí účastníky setkání vzhledem k jejich expertním znalostem nebo schopnosti řešit určité situace.